Qu'est-ce qu'une automatisation en entreprise ?
L’automatisation désigne l’ensemble d’outils et de technologies permettant d’effectuer des tâches répétitives de manière automatique, sans intervention humaine constante.
En entreprise, l’automatisation peut être instaurée pour automatiser des tâches simples (exemples : envoi de mails, génération de devis via un CRM, envoi automatique de factures, etc.) ou des processus complexes (exemple : gestion de tout le cycle de vente, suivi de candidatures avec workflow pour les ressources humaines, etc.).
Pourquoi les PME ont intérêt à investir dans l'automatisation ?
Dans un marché de plus en plus concurrentiel, et avec l’émergence des nouvelles technologies, les PME doivent rivaliser avec de grandes structures dont l’activité s’appuie sur l’automatisation de bout en bout.
Ceci leur permet de gagner en agilité pour répondre rapidement aux besoins des clients, et de proposer une expérience fluide et moderne.
Automatiser, c’est aussi gagner du temps, limiter les erreurs humaines, et baisser les coûts opérationnels.
En déchargeant les collaborateurs des tâches répétitives, l’entreprise leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur stratégique : développement commercial, relation client, innovation, conformité règlementaire, etc.
Quels domaines peuvent être automatisés dans une PME ?
Une entreprise peut exploiter les robots logiciels pour optimiser ses processus de différentes façons : pour naviguer dans des systèmes, lire et saisir des données, accomplir des tâches chronophages, analyser des tableaux de bord, etc.
Voici les domaines où l’utilisation de l’automatisation intelligente des processus peut révolutionner les systèmes d’entreprise et booster son activité :
Gestion commerciale
Pour automatiser les tâches commerciales quotidiennes (création de devis, relance de facture, génération de leads, etc.) de façon pertinente, il existe des outils performants qui vont rendre vos systèmes de plus en plus performants et vous feront gagner un temps précieux. Parmi ces outils, nous pourrons citer : Gestyflow, Hubspot, Zoho CRM, Quickbooks.
Marketing automation
Le marketing automation est une technologie qui permet de gérer automatiquement les processus de marketing et les campagnes multifonctionnelles sur plusieurs canaux.
- Campagnes e-mailing automatisées (séquences de bienvenue, nurturing…)
- Scénarios marketing personnalisés selon le comportement client
- Segmentation dynamique des listes
- Publication automatique sur les réseaux sociaux
Outils courants : Mailchimp, ActiveCampaign, Brevo, Make, Zapier
Gestion des ressources humaines
L’intégration d’un nouvel employé peut être automatisée (contrats, documents, formations internes), tout comme la gestion des absences, congés et bulletins de paie.
Parmi les automatisations dont vous pourrez bénéficier grâce à un logiciel d’automatisation :
- Onboarding automatisé des nouveaux salariés (documents, accès, formation)
- Suivi des congés et absences via des workflows
- Automatisation des bulletins de paie
- Notifications et relances RH (entretiens, fin de période d’essai)
Gestion financière et administrative
Il s’agit d’automatiser les saisies comptables, les rapprochements bancaires, ou encore les déclarations de TVA.
Gestion de la relation client
Pour la gestion de la relation client (ticket, chatbot, FAQ) des outils comme Zendesk ou Intercom permettent d’automatiser cette partie, tout en maintenant un haut niveau de satisfaction.
Quelles sont les étapes pour automatiser vos processus ?
L’automatisation de vos processus nécessite de suivre une démarche rigoureuse pour réussir cette transition. Voici les étapes à suivre :
1- Réaliser un audit de vos processus existants
Avant de se lancer, il est essentiel d’élaborer un audit stratégique pour évaluer l’existant et cartographier vos processus. Cet audit peut être mené en interne si vous disposez des compétences nécessaires, ou en faisant appel à un cabinet de conseil externe, tel que Business Evasion, pour bénéficier de son expertise dans la détection des points d’étranglement, les tâches répétitives, et vos sources d’erreurs.
2- Choisir les outils d'automatisation adaptés à votre structure
Chaque entreprise dispose d’une structure et de ressources qui lui sont propres. Pour choisir ses outils d’automatisation, elle doit tenir compte de ses besoins réels, de sa maturité digitale, ainsi que de son budget.
3- Former et impliquer les équipes à cette transition digitale
La réussite de votre projet d’automatisation repose sur l’implication de votre équipe et leur capacité à maîtriser ces nouveaux procédés. Dans ce sens, vous devez impérativement former votre équipe et les sensibiliser à cette nouvelle transition numérique afin de garantir une adoption efficace et durable.
4- Ajustement et amélioration continue
Une fois que les automations ont été déployées, il convient de les piloter, les ajuster, et les optimiser pour pouvoir en tirer profit pleinement.
Pourquoi faire appel à Business Evasion ?
Chez Business Evasion, nous pensons que l’automatisation est au service du dirigeant. Elle permet de s’affranchir de la gestion quotidienne pour se concentrer sur la croissance.
Notre méthode pour identifier les leviers d’automatisation
Nous auditons vos processus, vos outils, vos équipes, pour proposer une stratégie d’automatisation adaptée à vos objectifs et à votre maturité digitale.
Exemples concrets de PME accompagnées avec succès
Exemple 1 : automatisation complète du suivi commercial → 3 heures de travail hebdomadaire économisées.
Exemple 2 : automatisation des relances clients → amélioration du taux d’encaissement de 22 %.
Exemple 3 : automatisation des reportings de performance → meilleure prise de décision et pilotage stratégique.
Notre mission, c’est de vous aider à structurer, automatiser, et déléguer, pour que vous puissiez enfin diriger au lieu de gérer.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet pour vous aider à gagner en sérénité et à vous recentrer sur la vision de votre entreprise.